जब मैं कुछ ऐसा कर रहा होता हूं जिसमें कई चरण शामिल होते हैं, तो आप निश्चिंत हो सकते हैं कि मैं इसे याद रखना चाहता हूं। कभी-कभी मेरे दिमाग पर भरोसा नहीं किया जा सकता है, इसलिए प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण ही इसका उत्तर है। चाहे आप आवर्ती कार्यों को पूरा कर रहे हों या एक नया कार्यक्रम बना रहे हों, प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण आपके व्यावसायिक प्रयासों को औपचारिक बनाने में मदद कर सकता है। वास्तव में, दस्तावेज़ बनाने से आपके संगठन में समन्वय, संरचना और स्थिरता को बेहतर बनाने में मदद मिलती है।
यह पोस्ट प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के लिए सर्वोत्तम अभ्यास एकत्र करती है। यहां, आप सीखेंगे:
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण क्या है?
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण में आंतरिक मार्गदर्शिकाएँ बनाना शामिल है जो किसी कार्य को शुरू से अंत तक पूरा करने के लिए आवश्यक चरणों की रूपरेखा तैयार करती हैं। इन सामग्रियों का उपयोग किसी नए कर्मचारी को नियुक्त करते समय या किसी कर्मचारी के इस्तीफा देने पर कार्यों को स्थानांतरित करते समय किया जा सकता है। प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण किसी निश्चित भूमिका की जटिलता को भी प्रदर्शित कर सकता है।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण किसी नए सॉफ़्टवेयर टूल पर चरण-दर-चरण ट्यूटोरियल या नए कर्मचारियों के लिए ऑनबोर्डिंग दस्तावेज़ हो सकता है। यह अभ्यास आपको आंतरिक प्रणालियों और प्रक्रियाओं को डिजाइन करने में सक्रिय होने की अनुमति देता है जो समय, पूंजी और मूल्यवान ऊर्जा बचाते हैं।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण क्यों मायने रखता है
यदि आपके पास मुख्य संगठनात्मक प्रक्रियाओं के लिए संरचना और विवरण का अभाव है, तो आपके व्यवसाय में अक्षमताओं का खतरा अधिक है। प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण आपके संगठन के लिए सुरक्षा की एक अतिरिक्त परत प्रदान करता है।
दस्तावेज़ीकरण की कमी के कारण निम्नलिखित संगठनात्मक चुनौतियाँ पैदा हो सकती हैं।
सूचना प्रतिधारण का अभाव
यदि केवल एक व्यक्ति के पास किसी प्रक्रिया के बारे में व्यापक ज्ञान है, तो उनके चले जाने पर संगठन को उस ज्ञान को खोने का जोखिम होता है। प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण उस जानकारी को रेखांकित करने में मदद करता है जो इस व्यक्ति के पास है और आपको इसे इस तरह से संग्रहीत करने की अनुमति देता है कि अन्य लोग उस तक पहुंच सकें।
अतिरिक्तताओं
रोडमैप के बिना, इस बात की अधिक संभावना है कि अनावश्यक या दोहराए जाने वाले कार्यों पर समय बर्बाद होगा। प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण आपको इन अतिरेक की रूपरेखा और कल्पना करने में मदद कर सकता है ताकि आप एक बेहतर समाधान बना सकें।
अड़चन डालना
प्रक्रिया के किसी भी चरण में अड़चनें आ सकती हैं। यह पता लगाना महत्वपूर्ण है कि रुकावटें कहाँ से आती हैं और क्यों। अधिक दक्षता बनाते समय इन देरी और बाधाओं की पहचान करना सहायक होगा।
राजस्व हानि
कम उत्पादकता का मतलब है कि आपके संगठन में प्रक्रियाओं के निष्पादन पर अधिक समय और ऊर्जा खर्च होती है। तब टीम के सदस्यों के पास नई परियोजनाएँ लेने के लिए कम उपलब्धता होती है। इस अव्यवस्था के कारण आपके व्यवसाय में राजस्व, या यहाँ तक कि टर्नओवर की हानि हो सकती है।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण लाभ
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण आपके संगठन के भीतर सिस्टम के समग्र कार्य और प्रवाह के लिए महत्वपूर्ण है। प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के अन्य सामान्य लाभ इस प्रकार हैं।
यह पारदर्शिता प्रदान करता है.
संरेखण की कमी शीघ्र ही एक दुःस्वप्न में बदल सकती है। हबस्पॉट में ईएन ब्लॉग रणनीति के प्रबंधक अमांडा सेलर्स कहते हैं, “यहां तक कि छोटे संगठनों में भी, सिलोइंग और संरेखण की कमी का खतरा बहुत वास्तविक है। प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण सत्य के एकल स्रोत के रूप में सहयोगी टीम के सदस्यों, प्रबंधन और हितधारकों को पारदर्शिता प्रदान करता है।” .
यह व्यवसाय की निरंतरता सुनिश्चित करता है।
यदि आपके सहकर्मी ने अचानक कंपनी छोड़ दी है, तो बेहतर होगा कि वे अपना काम कैसे करते हैं, इसके बारे में सभी रहस्यों के साथ न छोड़ें। 'क्या आपने कभी अपने सहकर्मी को यह कहते सुना है 'मेरे बिना यह जगह क्या करेगी?' मेरे पास है, और हालांकि यह सम्मान और छद्म नौकरी-सुरक्षा का बिल्ला हो सकता है, यह वास्तव में व्यवसाय के लिए भयानक है,” हबस्पॉट में मीडिया एम्प्लीफिकेशन के प्रमुख विपणन और कार्यक्रम प्रबंधक बाशा कोलमैन कहते हैं।
“यदि आपकी प्रक्रियाओं में विफलता का एक भी बिंदु मौजूद है, तो आपको प्रत्येक चरण को लिखने से काफी लाभ हो सकता है। आपको संभवतः अतिरेक या यहां तक कि साइलो भी मिलेंगे जो प्रक्रिया के टूटने या यदि कोई समस्या होती है तो संचालन जारी रखने की व्यवसाय की क्षमता पर नकारात्मक प्रभाव डाल रहे हैं। व्यक्ति को एक सप्ताह की छुट्टी के लिए भी कंपनी छोड़नी पड़ी।”
यह परिवर्तन के विरुद्ध लचीलापन पैदा करता है।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण आपके संगठन को गतिशील टुकड़ों के बावजूद एक स्थिर गति और गति बनाए रखने की अनुमति देता है। हर चीज को (यथासंभव सूक्ष्मता से) तोड़कर, प्रक्रिया के अलग-अलग घटकों को काफी आसानी से स्थानांतरित या प्रतिस्थापित किया जा सकता है।
यह विशेष रूप से तब सहायक हो सकता है जब आपके संगठन में पुनर्गठन या स्टाफिंग परिवर्तन हो। जब कोई व्यक्ति आपकी टीम छोड़ता है, तो उसका ज्ञान जीवित रह सकता है। यदि कोई नया साथी शामिल होता है, तो दस्तावेज़ीकरण से उन्हें तेज़ी से आगे बढ़ने में मदद मिलेगी।
आप अपरिहार्य प्रक्रियाओं और चरणों की पहचान करेंगे।
अपनी संगठनात्मक प्रक्रियाओं में गोता लगाते समय, आप यह निर्धारित करेंगे कि कोई प्रक्रिया आपके संगठन के लिए उचित मूल्य ला रही है या नहीं। आप यह पहचानने में सक्षम होंगे कि आपकी प्रक्रियाओं में कौन से चरण आवश्यक और प्रभावी हैं।
क्या ऐसे कोई कदम हैं जिन्हें प्रभावकारिता से समझौता किए बिना बदला या हटाया जा सकता है? यह अभ्यास आपकी टीम के लिए स्पष्टता पैदा करेगा।
यह ज्ञान को एकत्रित एवं व्यवस्थित करता है।
एक प्रक्रिया दस्तावेज़ में किसी विषय पर दिए गए दृष्टिकोण पर सामूहिक ज्ञान होता है। इन दस्तावेज़ों को टीम के सदस्यों के लिए आसानी से सुलभ बनाकर, आप पूरे संगठन में जानकारी के विकास और प्रवाह की अनुमति देते हैं।
यह स्व-मूल्यांकन और चरों का लेखा-जोखा रखने की अनुमति देता है।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण टीम के सदस्यों को उनके व्यक्तिगत योगदान को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है। वे किसी दी गई प्रक्रिया के परिणाम पर सटीक रूप से अपना प्रभाव देख सकते हैं।
दस्तावेज़ बनाना यह पहचानने में भी सहायक होता है कि बेहतर परिणामों के लिए प्रक्रिया को परिष्कृत करने के लिए समायोजन कहाँ करना है।
यह अनुपालन सुनिश्चित करता है।
आपकी टीम को ऑनबोर्डिंग और प्रशिक्षण प्रक्रिया में प्रासंगिक प्रक्रिया दस्तावेज़ शामिल करने चाहिए। फिर आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि टीम के नए और पुराने सदस्यों के पास किसी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी जानकारी है।
पैरामीटर निर्दिष्ट करके, आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि सुरक्षा, कानूनी, या अन्य अनुपालन प्राप्त किया गया है।
यह गलतियाँ कम करता है.
गलतियाँ जीवन का स्वाभाविक हिस्सा हैं। हालाँकि, जब भी संभव हो आप अपने व्यवसाय में गलत कदमों से बचना चाहेंगे। किसी कार्य को पूरा करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देश आपको इन गलतियों को कम करने में मदद कर सकते हैं।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण बनाना
अब जब आपने देख लिया है कि प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण आपके संगठन के लिए कितना आवश्यक है, तो आइए देखें कि आप इसे अपने व्यवसायों में कैसे लागू कर सकते हैं।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण कैसे लिखें
- अपना उद्देश्य पहचानें.
- अपने दर्शक निर्धारित करें.
- प्रारूप को पहचानें.
- कार्यक्षेत्र को परिभाषित करें.
- आवश्यक उपकरणों और संसाधनों की पहचान करें.
- अनुक्रम निर्धारित करें.
- जिम्मेदार पक्षों का निर्धारण करें.
- सीमाओं को पहचानें.
- आकस्मिकताओं और अपवादों को समझाइये।
- समीक्षा करें और परीक्षण करें.
1. अपना उद्देश्य पहचानें.
इससे पहले कि आप लिखना शुरू करें, एक विचार-मंथन सत्र आयोजित करें। इस समय के दौरान, आपको यह निर्धारित करना चाहिए कि आपके अंतिम दस्तावेज़ को क्या पूरा करना चाहिए। क्या आप एक प्रशिक्षण मार्गदर्शिका बना रहे हैं? क्या आप वरिष्ठ नेतृत्व के लिए कोई प्रक्रिया बना रहे हैं?
आप जिस प्रक्रिया का दस्तावेज़ीकरण कर रहे हैं उसके लिए एक स्पष्ट नाम और आप जो हासिल करने का प्रयास कर रहे हैं उसके लिए एक स्पष्ट उद्देश्य स्थापित करना चाहेंगे।
2. अपने दर्शकों का निर्धारण करें.
इसके बाद, अपने दर्शकों की पहचान करें और आपको उन्हें यह प्रक्रिया समझाने की आवश्यकता क्यों है। उदाहरण के लिए, क्या यह बिक्री टीम या नए कर्मचारियों के लिए है? दर्शक आपके द्वारा शामिल की गई जानकारी का निर्धारण करेंगे।
3. प्रारूप को पहचानें.
आप यह तय करना चाहेंगे कि आपके दस्तावेज़ में क्या शामिल करना आवश्यक है। और वह पाठ से आगे जाता है। क्या आपको दृश्यों की आवश्यकता होगी? शायद आपके दस्तावेज़ को ग्राफ़, तालिकाओं या फ़्लो चार्ट से लाभ होगा। शायद पीडीएफ या वेबपेज सर्वोत्तम प्रारूप नहीं है। कुछ प्रक्रियाओं को वीडियो पर सबसे अच्छी तरह समझाया गया है।
यहां, आप यह निर्धारित करेंगे कि कौन सा प्रारूप या दृश्य आवश्यक जानकारी को सर्वोत्तम ढंग से संप्रेषित करता है।
कोलमैन का कहना है कि वह अपने द्वारा बनाए गए मानक संचालन प्रक्रिया टेम्पलेट का उपयोग करती है। “मैंने हबस्पॉट ब्लॉग के लिए विकास के अवसरों की पहचान करने के लिए एक्सेल में एक कंटेंट एसईओ टूल बनाते हुए पाया। मैं जटिल फॉर्मूले चला रहा था जिन्हें अगर मैं लिखूं तो दोहराया जा सकता है।”
उसके टेम्पलेट में स्क्रीनशॉट और रंग-कोडित सूत्र शामिल हैं।
4. कार्यक्षेत्र को परिभाषित करें।
आपका दायरा यह स्थापित करेगा कि आपके दस्तावेज़ में क्या शामिल है और क्या नहीं। इससे आपको दस्तावेज़ीकृत किए जा रहे विशिष्ट कार्य पर सीमित ध्यान केंद्रित रखने में मदद मिल सकती है। एक निर्धारित दायरे में काम करने से आपकी टीम को सूचना अधिभार से बचने में मदद मिलेगी।
5. आवश्यक उपकरणों और संसाधनों की पहचान करें.
इसके बाद, निर्धारित करें कि कार्य को पूरा करने के लिए आपको क्या चाहिए। इसमें प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए आवश्यक प्रासंगिक सॉफ़्टवेयर, उपकरण और पूंजी शामिल है। इन संसाधनों को कभी-कभी इनपुट भी कहा जाता है।
प्रो टिप: आप अपनी चरण-दर-चरण प्रक्रियाओं को साझा करने योग्य मार्गदर्शिका में बदलने के लिए हबस्पॉट के गाइड क्रिएटर का उपयोग कर सकते हैं।
6. क्रम निर्धारित करें.
जब संभव हो, किसी प्रक्रिया को दोहराने के लिए आवश्यक अनुक्रमिक चरणों की रूपरेखा तैयार करें। यह दक्षता बढ़ाने और किसी भी कार्य की समग्र सफलता निर्धारित करने में बहुत बड़ी भूमिका निभाता है।
हालाँकि, प्रत्येक कार्य का स्पष्ट अनुक्रमिक क्रम नहीं होता है। कभी-कभी आपको अपनी प्रक्रिया के संचालन का क्रम निर्धारित करने के लिए विभिन्न परिदृश्यों और संभावित परिणामों का मूल्यांकन करने की आवश्यकता होगी। इस मामले में, प्रत्येक परिदृश्य के लिए अलग-अलग क्रम बनाएं।
हबस्पॉट का गाइड क्रिएटर आपको चरण-दर-चरण गाइड बनाने में मदद कर सकता है।
7. जिम्मेदार पक्षों का निर्धारण करें।
अगला कदम प्रत्येक हितधारक की भूमिका के बारे में सोचना है। आपके दस्तावेज़ का यह भाग यथासंभव विस्तृत होना चाहिए। प्रत्येक व्यक्ति के लिए समय-सीमा अपेक्षाएँ शामिल करें और ये समय-सीमाएँ आपके समग्र समय-सीमा लक्ष्यों का समर्थन कैसे करती हैं।
8. सीमाओं को पहचानें.
आपके दस्तावेज़ में आपकी प्रक्रिया को आकार देने वाली कोई भी सीमाएँ निर्धारित होनी चाहिए। इसमें प्रक्रिया की समयसीमा, नियत तिथियां, बजटीय सीमाएं, प्रमुख प्रदर्शन मार्कर आदि शामिल हैं।
यदि आप अपनी प्रक्रिया को बदलने पर विचार कर रहे हैं, तो दृढ़ सीमाएँ स्थापित करने से आपको किसी भी सीमा को समझने में मदद मिलेगी। आप यह पहचानने में सक्षम होंगे कि आप क्या बदल सकते हैं और क्या स्थिर रहना चाहिए।
नीचे दिए गए स्टाफिंग प्रक्रिया दस्तावेज़ में, मानव संसाधन से संबंधित सीमाओं को स्पष्ट रूप से परिभाषित किया गया है। दस्तावेज़ यह भी बताता है कि एचआर की भागीदारी कहां रुकती है।
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9. अपवादों और आकस्मिकताओं की व्याख्या करें।
उत्पन्न होने वाले अपवादों से सावधान रहें और अपने प्रक्रिया दस्तावेज़ में उनका ध्यान रखें। आकस्मिकताओं के लिए भी यही बात लागू होती है। आपको यह रेखांकित करना चाहिए कि टीम के सदस्यों को चरणों के निर्दिष्ट अनुक्रम से कब हटना होगा।
10. समीक्षा एवं परीक्षण करें।
एक बार जब आप इन सभी कारकों पर विचार कर लेते हैं और अपनी प्रक्रिया का दस्तावेजीकरण कर लेते हैं, तो आप अपने काम की समीक्षा करेंगे। अपना दस्तावेज़ संपादित करें. फिर, बताए अनुसार कार्य पूरा करके अपने निर्देशों का परीक्षण करें। यदि सब कुछ सही रहा, तो आपको अपने कार्य के वांछित परिणाम प्राप्त होने चाहिए।
याद करना: यदि आपकी प्रक्रिया में कई हितधारक शामिल हैं, तो यह फीडबैक की परतों वाली एक परियोजना बन सकती है। प्रत्येक परिप्रेक्ष्य आपको अपनी प्रक्रियाओं में सुधार को अनुकूलित करने का एक बड़ा अवसर प्रदान करता है।
प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के लिए युक्तियाँ
इससे पहले कि आपकी टीम लिखना शुरू करे, यहां कुछ संकेत दिए गए हैं जो आपके प्रयास का अधिकतम लाभ उठाने में आपकी मदद कर सकते हैं।
1. इसे संक्षिप्त रखें.
आपके पास जितना चाहें उतना शब्दाडंबरपूर्ण या संक्षिप्त-भाषी होने का विकल्प है। हम यथासंभव संक्षिप्त होने की सलाह देते हैं। बिना दोहराए या पूरक शब्दों का उपयोग किए, विचार को व्यक्त करने के लिए पर्याप्त कहें।
2. दृश्य शामिल करें (जहां लागू हो)।
दृश्य आपके दस्तावेज़ को अधिक आकर्षक बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, छवियाँ या इन्फोग्राफिक्स पाठ के बड़े हिस्से को तोड़ सकते हैं। इससे आपके दस्तावेज़ को पढ़ना आसान हो सकता है।
अन्य मामलों में, जानकारी प्रदर्शित करने के लिए ग्राफ़ या तालिकाएँ सबसे उपयोगी तरीका हो सकते हैं। जटिल विषयों या दृश्य प्रक्रियाओं के लिए, एक वीडियो सबसे अच्छा काम कर सकता है।
प्रो टिप: यदि आप यह दिखा रहे हैं कि एक कदम अगले कदम की ओर कैसे ले जाता है, तो एक फ्लो चार्ट पर विचार करें।
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3. अपनी टीम को संपादन शक्ति दें।
अपने हितधारकों को प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण संपादित करने की क्षमता दें। आपके दस्तावेज़ की अनुमति सेटिंग्स में यह सरल बदलाव आपकी टीम के बीच आने-जाने और समय की बचत कर सकता है। जैसे-जैसे समय के साथ प्रक्रियाएं बदलती हैं, आपके संगठन में कई सदस्य होंगे जो आपकी सामग्री को अद्यतन रख सकते हैं।
4. लचीले रहें.
याद रखें: कोई नहीं है एक दस्तावेज़ प्रक्रियाओं का सही तरीका। प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण को गलत करने का एकमात्र तरीका इसे पूरी तरह से छोड़ देना है।
आपके दस्तावेज़ बनाने का तरीका समय के साथ बदल सकता है। वास्तव में, आपका दस्तावेज़ स्वयं कई पुनरावृत्तियों से गुज़रेगा। सर्वोत्तम परिणामों के लिए लचीली मानसिकता रखें।
दस्तावेज़ीकरण के साथ शुरुआत करना
अब, जब आपने प्रक्रिया दस्तावेज़ीकरण के लिए सर्वोत्तम प्रथाओं का पता लगा लिया है, तो आप लिखना शुरू कर सकते हैं।
याद करना: आपकी सबसे अधिक अनुसरण की जाने वाली प्रक्रियाओं के चरणों का दस्तावेज़ीकरण आपकी टीम को लगातार पहिए का आविष्कार करने से बचाता है। इसके बजाय आपकी टीम के पास एक मजबूत आधार रेखा होगी। इसके बजाय, वे कर सकते हैं कुछ नया यदि आवश्यकता हो तो पहिया.
